ビジネス英語メールで、失礼がないように催促する表現はありますか？
こんな疑問に答えていきます。
こんにちは！よんりん（Yonrin）です。
当記事を書いている私は、海外移住して、何年もネイティブたちの中でプロフェッショナルな環境で仕事をしています。
日本での職歴も長いので日本的な言葉遣いの機微にも気をつけています。
ネットで検索すると、色々な日本語での解説サイトや出てきますが、本物の海外の現場目線では「うん？そうかな？」と思われるものも沢山あります。自然な催促の表現で、上手に協力してもらいましょう。
ビジネスで、海外の人に問い合わせのメールをすると、返事が返ってこないことがあります。
また、急ぎの依頼をして、「わかった」と言われた後に音沙汰がないということも、よくあります。
こうした場合、どんなことに気をつけて催促の英語メールを書けばいいかを現役海外勤務者の目線で解説します。
英語学習に悩んでいる人 英語の勉強は何から始めるのがいいのですか？ こんな疑問に答えていきます。 こんにちは！よんりん（Yonrin）です。 当記事を書いている私は、現役海外勤務のデジタル技術コンサルタントで[…]
英語メールで催促するときの表現
まずは、簡単に海外と日本の考え方の違いを理解しておきましょう。
催促することに対する考え方の違い
まず、催促されて、急かされることに対する考え方です。
もし海外の人が催促のメールを受け取ったときに考えることは、
ということです。
きちんと、催促したあなたの考えは受け取っています。
けれど、もし自分が他の仕事で忙しい場合に考えることは、
急いでほしいと言っている相手も私の立場を理解するだろう。
です。
日本では、
自分の仕事で手がいっぱいだけれど、自分のことは後回しにして期限通りに返信しよう。
と考える人が多いのではないでしょうか。
つまり、海外では、「催促してくる相手」が「私の忙しい状況」を尊重しているだろう、と考えます。
一方、日本では、「催促しているあなた」が「あなた自身の急いでいる状況」を相手は尊重するだろう、と考えますね。
まず、この違いを理解していれば、適切な英語メールで催促することができるはずです。
メールの返信がもらえない時の表現
たとえば、海外から資料を送ってもらいたい場合を考えましょう。
先日、オンラインでプレゼンをしてもらった相手にプレゼン資料を送ってもらいたい、というような場合です。
あなたは一度、相手に資料を送ってほしいと伝えていますが、返信がありません。
ですので、催促のメールをします。
I was wondering if you have had a chance to look at my email below.
I’m sorry for disturbing you during your busy time, but it would be appreciated if you could share the presentation deck with us.
先日のプレゼンテーションにつき、重ねてお礼申し上げます。とても有益なプレンテーションでした。
先日、私から送らせていただいたメールはご覧になっていただけましたでしょうか。
お忙しい所、申し訳ありませんが、プレゼンテーション資料を共有いただけますと幸いです。
ポイントは、以下の通りです。
返信の遅れを決して責めない。
相手が忙しいことへの理解を示す。
決して高圧的になったり、相手の責任感に訴えることをするべきではありません。
「なるべく早く資料を受け取る」ということが最優先事項であれば、丁寧に対応するのが最善の方法です。
日本人的な感覚では、「急いで困っている相手を放置するなんて責任感がない」と、相手を責めたくもなりますよね。
そこはぐっと我慢です。
どれだけ対応の遅さで頭にきていても、まずは何らかの感謝を伝えることです。
そして、相手の忙しさを尊重する姿勢を見せることです。
相手は、たとえ遅れて返信したとしても、あなたからの「忙しい時に対応してくれてありがとう」という感謝を期待して対応してくれるはずです。
I was wondering if you have had a chance to look at my email belowに近い表現では、以下のようなメールもよく目にします。
催促して申し訳ありません、先日お送りしたメールの状況について、確認させていただいてもよろしいでしょうか。
I’m sorry for disturbing you during your busy timeの代わりに、
大変お忙しいとは存じますが、プレゼンテーション資料を共有いただけますと幸いです。
という表現も、ネイティブスピーカーの間では自然な表現です。
英語メールで、予め急いでもらいたいことを伝える表現
そもそも、最初のお願いで急ぎであることが、ちゃんと伝わっているかも重要です。
表現は同じような感じです。
理由を添えるのがポイントです。
お忙しい所、申し訳ありませんが、明日のミーティングでプレゼンテーション資料が必要ですので、共有いただけますと幸いです。
期限もあると解りやすいですね。
ちなみに、”as soon as possible”という表現がありますが、これはかなりきつい印象を与えます。
上司が部下に対して使う場合や、顧客が委託先に使う場合があります。
「なるだけ早く」のように訳されるとピンとこないかもしれません。
この表現を使う人は、「今すぐ全てに優先して」という意味で使うことが多いです。
わたしも、よっぽどの時以外は、まず使いません。
まとめ：ビジネス英語メールで催促するには、相手の忙しさに理解と尊重を示し、遅延を責めずに丁寧にお願いする
ビジネス英語メールで催促するには、どう書けばよいかについて、まとめました。
催促に関する考え方の違いを理解しておくと、相手が不快にならないように催促できます。
相手の忙しさに理解と尊重を示し、遅延を責めない、が原則です。
つい強い口調で訴えたくなりますが、逆効果になることもありますので、気をつけてください。
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