ビジネス英語で依頼メールを書くときに必ず気をつけるべき事【要注意】

ビジネス英語で失礼のないように依頼メールを書く時の表現ってどんなのがあるの？

こんな疑問に答えていきます。

こんにちは！よんりん（Yonrin）です。
当記事を書いている私は、デジタル技術のコンサルタントです。

海外移住をして、日々英語で仕事をしているので、ネイティブのビジネスパーソンがどのような表現でコミュニケーションをしているか理解しています。

ビジネスにおいて英語で何かを依頼するメールを書くとき、表現をつい迷ってしまいますね。

顔見知りの相手ならともかく、顔も見たことない人やお客様に何かをお願いしなければならない場面もあるのではないでしょうか。

この記事を読めば、英語ネイティブのビジネスパーソンが人にお願い事をするときのビジネス英語表現が分かります。

ぜひ使ってみてくださいね。

ビジネス英語で依頼メールをするのに疑問文は使わなくてもいい

ビジネス英語の表現は日本人が思う以上に多様で、繊細です。

どれが正解というのはないのかもしれませんが、英語ネイティブの環境でビジネスに関わっていると、シチュエーションごとの傾向も見えてきます。

そしてこういう傾向や言い回しは、なかなか書籍やビジネス系Youtubeなどでも見えづらいものです。

まずは、王道の表現からみていきましょう。

疑問文を使ったビジネス英語の依頼メール表現

まず、日本人が思いつく表現は、おそらく以下のふたつですね。

少し慣れてくると、以下のような表現もできるようになると思います。

もう少し具体的に「業務手順書を送っていただけますか？」で考えてみましょう。

疑問文を使わないビジネス英語の依頼メール表現

疑問文を使うと、依頼が明確ですし、要件が伝わるという意味だと問題ないです。

けれども例えば、依頼しにくいことだったり、相手が応じたくないであろうと薄々感じるときもありますよね。

かなり目上の人に依頼をするときなどは、少し表現が柔らかくならないかなど。

そんな時には疑問文を避けたりもできます。

こうすると、ぐっと柔らかくなる印象です。

日本語でも、以下の３通りでは少し印象が違いますね。

ビジネス英語で依頼メールをするときは背景が必須

それから、ビジネス英語では何かお願い事をするときも含め、ものごとの「背景」を説明することが非常に大切です。

依頼に関する日本人と外国人の感覚の違い

日本だと、お願い事をされても、いちいち理由を問いただすことはしないですよね。

お願いされたのに、「なんで？」と聞き返すのは、「なんでそんなことしないとだめなの？」と言っているようにも聞こえます。

ですので、自分がお願い事をするときにも、いちいち理由を説明したりしないですよね。

けれど、外国人の場合は、理由の説明もなく依頼をされることに慣れておらず、いきなり疑問文だけのメールが来ると、なかなか応えないこともあります。

どのくらい重要で、どのくらい困っているのかが分からず、少し対応に手間がかかると思ったらしばらく無視、ということは日常茶飯事です。

特に悪意があるわけではないですが、ただ慣れていないだけなのだと思います。

「理由はともかくやってくれ」、というのは相手に善意があって機嫌の良いときに応えてくれる依頼方法であることを覚えておきましょう。

ですので、以下のように理由をつけることが大切で、相手に敬意を示すこともできます。

英語の機微をとらえることの難しさ

日本人でも、言い回しや語感を気にする人と、しない人がいますね。

英語でも同じです。

まったく気にしない人もいれば、気にする人もいます。

相手がどちらなのかわからないときは、できる範囲の気遣いがあれば、スムーズに進みやすいのではないかと思います。

以上です。